Was beinhaltete das Projektbriefing?

Fa. Zabel Kälte/Klima möchte seine Kundenprozesse Wartung, Service und Montage vom Start bis zum Ende digitalisieren.

Hintergrund ist, dass das Unternehmen gewachsen ist. Die Prozesse haben sich jedoch nicht im gleichen Maß mit entwickelt.

Viele Medienbrüche führen

• zu unnötiger Mehrarbeit im Backoffice
• münden in einer nicht effizienten Planung und Steuerung aller involvierter Ressourcen

Die ganze Umsetzung darf den laufenden Betrieb nicht beeinflussen.

Wie wird die Anf. umgesetzt?

Zunächst wurde eine IST-Analyse der bestehenden Kundenprozesse durch geführt.

Dabei kamen verschiedene Methoden wie User Story Mapping oder Wireframes zum Einsatz, um die Informationen strukturiert aufzunehmen und zu visualisieren.
Danach wurden gemeinsam mit dem Kunden die SOLL-Prozesse erarbeitet und der MVP-Scope definiert. Sprich welcher Prozess lässt sich am schnellsten umsetzen und hat gleichzeitig den größten Mehrwert Richtung Endkunde.

Durch die Sammlung und Zusammenführung von Kundendaten aus verschiedenen Quellsystemen (bspw. Lexware) ermöglichen wir Fa. Zabel Kälte/Klima eine einheitliche Sicht auf ihre Kundendaten. Datensilos werden eliminiert.

Die Kundendaten bilden das Rückgrat und den Ausgangspunkt, um die Prozesse Wartung, Service und Montage zu digitalisieren. Das umfasst u.a.

• Intuitive Termin-Erstellung mit Aufgaben-Workflows für alle beteiligten Mitarbeiter
• Die elektronische Endkunden-Unterschrift via Tablet, nach abgeschlossener Wartung
• Eine Echtzeit-Meldung über benötigte Ersatzteile
• Usw.

Ein ausgeklügeltes Rollen und Rechte Konzept sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter zur richtigen Zeit die richtigen Informationen konsumieren kann.

Welche Technologien kommen zum Einsatz?

• Pimcore als Customer Data Plattform inklusive Media-Asset-Management ist das Herzstück. Hier wird die Geschäftslogik implementiert
• Über eine Server 2 Server Verbindung kommuniziert das Pimcore-Backend mit unserem Adtrimo Frontend (SaaS Produkt von FY [fi:])

Welche PM Tools kommen zum Einsatz?

• Open Project zum Managen der Entwicklungstickets
• Wiki zum dokumentieren der Prozesse und Frontend-Logiken
• Review als Kunden-Regeltermin zum Vorstellen der Entwicklungsergebnisse
• Balsamiq für Wireframes/Klickdummy

Was sind die größten Herausforderungen

Die zunächst Fach-fremden IST-Prozesse zu verstehen.
In mehreren Iterationen haben wir gemeinsam mit unserem Kunden die Analyse durch geführt, um daraufhin die digitalen SOLL-Prozesse zu definieren. Dabei war es nicht immer einfach, Anforderungen zu vermitteln, die eine digitale Oberfläche mit sich bringt. Warum müssen bspw. Kategorien und Ersatzteile standardisiert gepflegt werden, obwohl das doch auch per Freitext geht? Weil sich dadurch mittelfristig sehr große Vorteile ergeben:

• Die Vorbereitung zu einer strukturieren Lagerhaltung
• Die Vorbereitung für einen B2B Shop für Ersatzteile
• Usw.

Was sind die wichtigsten Erkenntnisse?

Die Digitalisierung der Prozesse von Fa. Zabel Kälte/Klima führt automatisch zu einer Transformation des Kunden.
So geht es bspw. von der On-Premise Lösung im Keller (installierte Software) in die Cloud. Alle Geschäftsanwendungen haben somit eine sehr hohe Verfügbarkeit und Redundanz. Und schon ist unser Kunde ein Stück mehr für die Zukunft aufgestellt.

Werden Prozesse digitalisiert, können digitale Kennzahlen erhoben und betrachtet werden. Eine Daten-getriebene Sicht auf Aufwände und Erträge eröffnet Fa. Zabel Kälte/Klima neue Controlling- und somit Monetarisierungsmöglichkeiten.